Digitalisierung der Streckenkontrolle in Welver I Beitrag in „der bauhofLeiter“ Oktober 2018

Gemeinde Welver setzt bei der Streckenkontrolle auf Digitalisierung und zeitgemäße EDV

Bildquelle: Gemeinde Welver, Westphal Das Projektteam: Von links: Bürgermeister Uwe Schumacher, oben: Fachbereichsleiter Markus Hückelheim, Geschäftsführer Alexander Klassen (Ge-Komm GmbH), unten: Geschäftsführer Bernd Mende (Ge-Komm GmbH), Bauamtsmitarbeiterin Stephanie Fuest, Bauhofleiter Hans Wilms

Die Aufgaben, die Städte und Gemeinden zu erledigen haben werden vielfältiger und komplexer. Zu den erstrangigen gehört zweifelsfrei die Streckenkontrolle. Im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht verlangen Gesetzgeber und Kommunalversicherer einiges von den Städten und Gemeinden als Träger der Straßenbaulast. Völlig zu Recht, denn hier geht es um nicht weniger als das Wohl der Bürgerinnen und Bürger.

Aussagen wie: Die für die Verkehrsflächen zuständigen Gebietskörperschaften haben grundsätzlich darauf hinzuwirken, dass die Verkehrsteilnehmer nicht zu Schaden kommen machen dies unmissverständlich deutlich.

Es gilt, verwaltungsseitig eine passgenaue Organisation zu schaffen, die dauerhaft das frühzeitige Erkennen von Mängeln, deren Beseitigung sowie nicht zuletzt eine Dokumentation zur strafrechtlichen Entlastung der Verantwortlichen ermöglicht und garantiert.

Fachbereichsleiter Markus Hückelheim von der Gemeinde Welver sagt hierzu: Die Versicherer suchen Schuldige und fordern immer mehr Dokumentation von der Städten und Gemeinden.

Viele Kommunen hinterfragen althergebrachte Verfahrensweisen leider häufig erst, wenn sich Schadensfälle häufen. Das war in Welver jedoch keinesfalls der Fall. In der Landgemeinde im Kreis Soest (NRW) gab es zum Glück in der Vergangenheit nur wenige solcher Schadensfälle.

Der Wille, den bedeutungsvollen Aufgabenbereich der Streckenkontrolle von Papier auf EDV umzustellen war bei den Verantwortlichen in Welver schon lange vorhanden. Was zur Umsetzung fehlte, war jedoch der entsprechende Auslöser. Dieser ergab sich für die Gemeinde im Zuge von Gesprächen mit der Gemeindeprüfungsanstalt des Landes NRW. Die GPA beschäftigte sich mit Optimierungsmöglichkeiten im Bereich des kommunalen Bauhofs.

Nachdem der Entschluss zur Umstellung auf EDV endgültig gefasst war, galt es einen externen Partner für die Umsetzung zu finden. Man wollte die Chance nutzen und in diesem Zuge nicht nur das Thema Straßen-Wege-Plätze allein, sondern auch den Bereich Baum und Spielplatz digitalisieren lassen und auf ein einheitliches EDV-gestütztes Verfahren umstellen. Als erfahrener Partner auf diesem Gebiet wurde die Ge-Komm GmbH  I  Gesellschaft für kommunale Infrastruktur aus dem Osnabrücker Land ausgewählt und in das Vorhaben federführend eingebunden. Das von der Ge-Komm GmbH vorgelegte Konzept war schlüssig und überzeugte die Verantwortlichen in der Verwaltung.

 

Als erster Schritt wurden alle vorhandenen Unterlagen vom externen Büro gesichtet und ausgewertet. Dabei zeigte sich, dass bereits viele Informationen in analoger Form vorhanden waren und problemlos in digitale Formate überführt werden konnten. Es ergaben sich aber auch Unstimmigkeiten, weil Daten teils mehrfach –und nicht einheitlich- vorhanden waren. Manche Informationen fehlten komplett. Die erforderliche Nacherhebung und Recherche erfolgte in diesen Fällen teils durch die Verwaltung und teils durch die Ge-Komm GmbH.

 

Besonders deutlich zeigte sich bei den Bäumen, dass die verwaltungsseitig vorhandene Datenbasis nicht vollständig war. Ging man in der Verwaltung zunächst von 1.500 Bäumen aus, so waren es nach näherem Hinsehen schlussendlich mehr als 6.500 Stück.

 

Alle Informationen wurden entsprechend der jeweiligen fachlichen Bedeutung digital (auch grafisch) aufbereitet und den entsprechenden Datenbankfeldern zugeordnet und dort plausibilisiert. Geeignete zielführende Maßnahmen zur Sicherung der Qualität waren nunmehr erstmals möglich und garantieren der Gemeinde fortan eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit.

 

So erfolgte z.B. eine intelligente GIS-basierte Verknüpfung der Daten des Kontrollplans mit dem Stufenplan. Abweichungen und Redundanzen sind aufgrund der hinterlegten referentiellen Datenintegrität ausgeschlossen.

Foto: Auszug aus dem WebGIS der Ge-Komm GmbH

Zusätzlich erfolgte eine Anpassung der Dienstanweisungen für den Bereich Straßen-Wege-Plätze, Spielplatz und Baum an aktuelle Vorgaben.

 

Jetzt steht die Schulung der zuständigen Mitarbeiter an in punkto Software. Natürlich bringt die Digitalisierung auch die gewünschte Einführung zeitgemäßer EDV mit sich.

 

Hans Wilms (Leitung Bauhof): Die Mitarbeiter sind ganz heiss auf die modernen Tablets mit der entsprechenden Software.

Angeschafft werden zunächst drei baugleiche Geräte. Jeweils eins für den Bereich Straße, Baum und Spielplatz. Zudem wird die Software im Netzwerk der Gemeinde installiert.

Für den Bürgermeister, Uwe Schumacher steht fest: Das bisherige System der Papierzettel ist in Welver obsolet. Mit zeitgemäßer EDV geht es besser und wirtschaftlicher.

Auch wenn die Digitalisierung nun komplett abgeschlossen ist, haben Papierausdrucke auch zukünftig noch nicht völlig ausgedient. Hierzu Alexander Klassen, Geschäftsführer der Ge-Komm GmbH: Zur strafrechtlichen Entlastung müssen den entsprechenden Stellen auch weiterhin analoge Unterlagen in Form von Listen und Plots übergeben werden. Man ist dort noch nicht so weit, wie in der Gemeinde Welver.

 

Sollte es in Welver zukünftig einmal zu einem personellen Engpass kommen, kann jederzeit auf ein weiteres Dienstleitungspaket der Ge-Komm GmbH zurückgegriffen werden. Die Gesellschaft bietet Kommunen als Dienstleistung auch die Durchführung von Begehungen im Zuge der Streckenkontrolle an.

 

Für Bernd Mende, Geschäftsführer der Ge-Komm GmbH ist klar: Welver hat seine Schulaufgaben im Bereich der Streckenkontrolle in vorbildlicher Art und Weise gemacht. Während vielfach global über Digitalisierung in Verwaltungen geredet wird, haben die Verantwortlichen aus der Landgemeinde im Kreis Soest das Heft des Handels in die Hand genommen und die notwendigen Schritte zeitgemäß in die Tat umgesetzt. Das Projekt „Streckenkontrolle Straßen-Wege-Plätze, Spielplatz, Baum“ der Gemeinde Welver hat Vorbildcharakter.

 

 

Die Gemeinde Welver ist für die Zukunft gut gerüstet:

 

Geeignete haftungsrechtliche Organisation für Straßen-Wege-Plätze/Bäume/Spielplätze

Für die Durchführung der effektiven Streckenkontrolle im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht wurde die zuständige Verwaltungsorganisation optimiert und mit zeitgemäßer EDV ausgestattet. Die Dienstanweisungen wurden auf den neuesten Stand gebracht und sorgen für Sicherheit und Verlässlichkeit.

 

Organisationsplan

Um zu gewährleisten, dass alle Straßen-Wege-Plätze durch das Personal regelmäßig und in einem definierten Turnus kontrolliert werden, wurde ein digitaler Organisationsplan erstellt.

 

Kontrollplan

Das digitale Planwerk bildet alle Straßen-Wege-Plätze entsprechend deren jeweiligen Verkehrsbedeutung und Prioritäten ab. Eine Fortführung, z.B. Einpflegen einer neuen Straße, ist problemlos möglich. Als Basis wurde das Knoten-Kanten-System aller Straßen-Wege-Plätze genutzt.

 

Stufenplan

Die digitale Auflistung umfasst alle Straßen-Wege-Plätze entsprechend der jeweiligen Verkehrsbedeutung und die Angabe der individuellen Kontrollintervalle.

 

Durch intelligente Verknüpfung der grafischen Daten des Kontrollplans mit den Listeninformationen des Stufenplans ist eine höchstmögliche Qualität der aufgebauten und gespeicherten Grundlageninformationen gewährleistet. Abweichungen und Redundanzen sind aufgrund der hinterlegten referentiellen Datenintegrität ausgeschlossen.

 

Dienstanweisung

Die Dienstanweisungen für die Bereiche Straßen-Wege-Plätze, Spielplatz und Baum wurden an aktuelle Vorgaben und Empfehlungen angepasst.

 

Dokumentation

Die eingeführte EDV-Lösung garantiert der Gemeinde Welver eine enorme Rechtssicherheit für den Fall des Nachweises der haftungsrechtlichen Entlastung. Durch die digitale Datenhaltung und Einbindung in das Intranet der Gemeinde ist eine permanente Datensicherung automatisiert gewährleistet.